很多時(shí)候就算我們把活動籌備得非常周全可能也無法避免突發(fā)狀況的出現(xiàn)，有能力的活動策劃者將始終致力于通過識別活動的潛在危險(xiǎn)來減輕可能出現(xiàn)的意外，同時(shí)還會制定相應(yīng)的解決方案，那么我們應(yīng)該如何避免活動策劃中出現(xiàn)突發(fā)狀況呢？下面就跟著蘇州活動策劃公司策上策來了解一下相關(guān)注意事項(xiàng)：

作為活動策劃者，您有責(zé)任確保客戶的特殊活動順利進(jìn)行，并盡可能減少麻煩。在現(xiàn)實(shí)世界中，不可能涵蓋所有可能性，但至少您應(yīng)該意識到每個(gè)活動管理者都必須避免的關(guān)鍵活動計(jì)劃錯誤。

預(yù)知是預(yù)先準(zhǔn)備好的，因此讓我們深入研究五個(gè)基本技巧，這些技巧可以幫助您避免在下一個(gè)計(jì)劃的活動中遭受無法緩解的災(zāi)難。

一、錯誤的溝通——這可能是經(jīng)驗(yàn)不足的活動計(jì)劃者常犯的錯誤，并且不惜一切代價(jià)避免。錯誤的溝通（例如溝通不暢或沒有溝通）會帶來災(zāi)難。溝通不暢通常是由于缺乏對細(xì)節(jié)的關(guān)注，尤其是在涉及活動清單時(shí)。與內(nèi)部活動團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商之間進(jìn)行有效溝通至關(guān)重要。雖然您不想對每個(gè)人進(jìn)行微觀管理，但您確實(shí)需要知道誰在做什么以及何時(shí)進(jìn)行操作，以確保每個(gè)人都知道對他們的期望并遵守分配的時(shí)間表。 

二、應(yīng)急計(jì)劃不佳或缺失——在發(fā)生活動之前的幾天和幾小時(shí)內(nèi)，至少有一些活動會出錯。更糟糕的是，在您的特殊活動期間，某些活動可能會變得很糟糕。這是正常現(xiàn)象，這是可以預(yù)期的。專業(yè)的活動籌劃者要事先思考，找出可能出問題的地方，并制定適當(dāng)?shù)膽?yīng)急計(jì)劃。例如，如果您的注冊系統(tǒng)在活動當(dāng)天發(fā)生故障怎么辦？如果因?yàn)槎嘤嗟娜顺霈F(xiàn)而導(dǎo)致食物用光了怎么辦？如果您的主旨發(fā)言人沒有出現(xiàn)或遲到怎么辦？如果這些活動發(fā)生了，您能應(yīng)付嗎？換句話說，您有B計(jì)劃嗎？

三、交通工具不足——您確定為安排代表與演示者往返活動而組織的交通工具是否足夠？在活動開始前的幾周內(nèi)以及活動當(dāng)天檢查入住情況，以確保充分滿足所有交通要求。您需要考慮突發(fā)活動。如果活動當(dāng)天早上發(fā)生故障，會發(fā)生什么情況？您有其他交通工具嗎？

四、缺乏清晰的標(biāo)牌——對于那些參加特殊活動的人來說，沒有什么比讓他們對下一次演講的舉行地點(diǎn)感到困惑感到沮喪。通過確保您顯示易于閱讀和理解的適當(dāng)標(biāo)志來避免這種情況。比起冒著迷失參與者并不斷問路的風(fēng)險(xiǎn)，過度投入并有太多標(biāo)牌。

五、現(xiàn)有員工不足 –在您舉辦特殊活動的那一天，您可能會與大量與會者打交道。不要僅僅依靠一兩個(gè)人來處理與會代表的問題或疑慮。確保您有足夠的與會者人數(shù)，并且更重要的是，確保活動計(jì)劃團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商提供的人員之間有足夠的活動人員。

除了預(yù)先考慮可能發(fā)生的突發(fā)狀況外，為了確保活動的順利進(jìn)行，比較好的策略始終都是檢查和再次檢查。 如果您還想了解更多關(guān)于蘇州活動策劃價(jià)格、慶典策劃方案、流程等內(nèi)容，歡迎前往蘇州策上策官網(wǎng)進(jìn)行詳細(xì)了解。