如果想讓會議取得成功，成立專門的臨時小組負責特別的工作，這樣可以做到分工明確，提高工作效率。我們可以先制定一個計劃，然后確定時間、地點、人員、活動、過程等。然后通過領導的審查，指揮實施和規劃崗位。每年通常會根據行業特點、企業結構、企業文化、季節特點、成本預算等設置不同類型的會議，如答謝客戶、員工總結、公司總結、企業聯盟、年終獎、公司聚餐等。
場地總體布局可分為內場和外場。
外場布置包括酒店餐廳外場、大廳、賓客路線和宴會廳接待室。外場的布置主要是引導來賓前進的方向，讓他們提前體驗企業會展的氣氛。
因此，招牌/背景墻/洗手盆通常布置在顯眼的地方。會議廳前廳可設置簽到臺、合影處、互動場所。如果有茶歇，也可以安排點心區。
室內部分包括舞臺、燈光、音響、餐桌椅的基本搭配。需要注意的是，舞美效果的分配應根據場地的大小和會展方案的需要而定。重要的是要考慮現場的安全因素，確保會場的安全。
一個專業的會務，節目活動是不可缺少的。有創意的節目可以調動現場的氣氛，展現員工的精神面貌。因此，會務策劃者在安排節目活動時要注意一些有創意的設計思路。歌舞表演是每屆會務容易炫耀的。無論是一段勁爆的舞曲，還是一種民族風格，還是性感、迷人、火辣，制服和整潔的姿勢通常都能成為整個活動的焦點。
公司會議活動策劃。細節組織也非常重要。例如公司會議需要餐飲組織、菜單組織、精彩節日意向組織等。都是找一家專業的會議策劃公司來做，才能達到應有的作用。否則，如果細節安排得不好，客人就沒有時間去看了。如果食物晚了，客人們在看節日的時候餓了是不好的。就會議活動而言。每個環節中的串場組織也體現了會議的精心組織。比如會議主持人的發言和視頻音樂的準備如果設置不正確，也會帶來意想不到的影響。希望召開會議的人能注意到這一點。
